Le poste de secrétaire assistant a beaucoup évolué ces dernières années pour devenir une véritable pierre angulaire du bon fonctionnement d’une entreprise ou d’un service.

Voici la fiche métier du secrétaire assistant d’aujourd’hui.

Les principales missions d’un secrétaire assistant

Un secrétaire assistant doit remplir plusieurs missions qui sont indispensables au bon déroulement de l’activité quotidienne de l’entreprise.

1. L’accueil des visiteurs : Le secrétaire assistant est souvent le premier contact entre l’entreprise et les clients, fournisseurs ou autres partenaires. Il a donc pour mission de recevoir et orienter ces personnes vers les services ou interlocuteurs concernés.
2. La gestion du courrier : Qu’il s’agisse de courrier électronique ou postal, le secrétaire assistant assure la réception, le tri et la distribution du courrier à destination des différents services de l’entreprise. Il peut également être amené à rédiger et envoyer certains documents tels que des factures, lettres de relance ou autre courrier administratif.
3. La tenue du standard téléphonique : En plus de gérer le courrier, le secrétaire assistant doit également être capable de prendre en charge les appels téléphoniques entrants et sortants. Il assure ainsi un premier niveau d’information et d’assistance auprès des interlocuteurs lorsqu’ils souhaitent joindre l’un des services de l’entreprise.
4. La gestion des rendez-vous : Planifier et organiser, suivre pour les dirigeants ainsi que pour les équipes sont autant de tâches qui incombent au secrétaire assistant. Ces dernières peuvent consister en la prise de rendez-vous avec des clients ou fournisseurs, la réservation de salles de réunion ou encore la mise à jour du calendrier professionnel des collègues.
5. Le support administratif : Le secrétaire assistant peut également assurer d’autres missions de soutien administratif telles que la saisie de documents, la réalisation de tableaux ou graphiques, la mise à jour de fichiers informatiques, etc.

Découvrez-en plus en consultant notre article dédié au rôle d’une secrétaire assistante.

Les compétences requises pour exercer le métier de secrétaire assistant

Pour pouvoir mener à bien toutes ces missions, un bon secrétaire assistant doit posséder certaines compétences, tant sur le plan technique que relationnel.

Aisance relationnelle

Un secrétaire assistant est souvent amené à répondre aux sollicitations et demandes d’information des visiteurs, clients ou collaborateurs. Il doit donc faire preuve d’une grande aisance communicationnelle et savoir mettre les interlocuteurs à l’aise. Le sens du service et la diplomatie sont également des qualités appréciées pour ce métier.

Organisation et rigueur

La gestion du temps est un aspect crucial dans le métier de secrétaire assistant. Entre les rendez-vous, les documents à transmettre et les différentes tâches administratives à réaliser, il est essentiel de savoir prioriser ses actions et respecter les échéances tout en assurant une bonne qualité de travail.

Maîtrise des outils informatiques

Les outils informatiques étant au cœur de nombreuses missions d’un secrétaire assistant, il est indispensable de maîtriser les logiciels de bureautique courants (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation), ainsi que les outils de communication (messagerie électronique, agenda électronique) et de recherche sur Internet.

Capacité d’adaptation

Un secrétaire assistant doit être capable de s’adapter aux différents environnements professionnels et aux évolutions technologiques qui touchent son métier. La curiosité et la volonté de se former régulièrement pour acquérir de nouvelles compétences sont donc des atouts indispensables pour exercer ce poste avec succès.

Autonomie

Bien qu’il travaille souvent sous la supervision ou en collaboration avec une équipe, un secrétaire assistant doit posséder un certain niveau d’autonomie pour assurer ses missions au quotidien. Ainsi, être proactif et avoir une bonne capacité à prendre des décisions face à des situations nouvelles est essentiel dans ce métier.

Vous trouverez plus de détail à ce sujet en consultant notre article détaillant les compétences nécessaires pour devenir secrétaire assistante.

Combien gagne un(e) secrétaire assistant(e) ?

En fonction du niveau d’expérience du secrétaire assistant, le salaire évolue. 

– Secrétaire assistant débutant : entre 1 600 et 1 800 euros bruts par mois.

– Secrétaire assistant après quelques années d’expériences : entre 2 000 et 2 500 euros bruts par mois.

– Secrétaire assistant expérimenté : jusqu’à 4 000 € bruts par mois. 

(source : indeed.com)

Découvrez-en plus en consultant notre article dédié au salaire d’un secrétaire assistant.

Les plus et les moins du métier de secrétaire assistant

Voici un tableau illustrant les avantages et les inconvénients de travailler en tant que secrétaire assistant.

Les Plus +++	Les Moins —
🌍 La diversité des domaines d’activités	🔄 Des tâches pouvant être répétitives
📋 Une vraie variété des tâches	⏱️ Un métier à pression
🕒 De l’autonomie	🕒 Des horaires variables

Les plus :

• La diversité des domaines d’activités : Être secrétaire offre l’opportunité de travailler dans divers secteurs, ce qui peut enrichir l’expérience professionnelle et offrir de nouvelles perspectives de carrière.
• La variété des tâches : Ce poste n’est jamais monotone. Chaque journée apporte son lot de nouvelles tâches et défis à relever.
• L’autonomie : Bien que l’on travaille souvent en support d’autres départements ou individus, de nombreux postes de secrétariat offrent la chance de gérer son propre emploi du temps et de prendre des initiatives.

Les moins :

• Tâches pouvant être répétitives : Malgré la variété, certaines tâches de routine peuvent devenir répétitives et moins stimulantes au fil du temps.
• Métier à pression : Les délais serrés et la gestion de multiples priorités peuvent créer un environnement de travail stressant.
• Horaires variables : Ce qui peut être un avantage pour certains peut également être un inconvénient pour d’autres, car les horaires flexibles peuvent parfois entraîner une difficulté à séparer vie professionnelle et vie personnelle.

La formation pour devenir secrétaire assistant

Pour devenir secrétaire assistant et exceller dans ce domaine, une formation spécialisée est essentielle. Cela vous permettra de maîtriser les compétences indispensables pour réussir professionnellement et vous épanouir dans votre travail.

Un diplôme est indispensable certes, mais il est également recommandé de posséder une grande réactivité et une forte capacité à s’adapter.

EFC Formation offre un cursus de formation pour devenir secrétaire assistant. Ce programme, dispensé par des formateurs expérimentés, vous fournira toutes les compétences nécessaires pour réussir dans cette profession.

Voici les grands avantages de notre formation à distance au titre professionnel de Secrétaire Assistant.

1. Reconnaissance professionnelle : Le titre professionnel de Secrétaire Assistant est reconnu par l’État, ce qui garantit une certification officielle des compétences acquises au terme de la formation.
2. Flexibilité : La formation est entièrement dispensée à distance, permettant aux apprenants de progresser à leur propre rythme et selon leur emploi du temps. Les inscriptions sont ouvertes en permanence, offrant une flexibilité maximale.
3. Contenu pédagogique diversifié : La formation couvre des compétences essentielles en bureautique, communication, gestion administrative, et traitement des opérations liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines. Elle inclut également des modules sur l’utilisation des médias sociaux et la sécurité des données.
4. Supports pédagogiques variés : Les apprenants bénéficient d’un large éventail de supports pédagogiques, y compris des cours papier, des leçons en ligne, et des cours vidéo en direct pour permettre une interaction en temps réel avec les enseignants.
5. Garantie de satisfaction : EFC Formation offre une garantie « diplômé ou remboursé », assurant ainsi aux étudiants une tranquillité d’esprit concernant l’efficacité de la formation.
6. Débouchés professionnels : Notre formation prépare à une variété de rôles administratifs clés au sein des entreprises, permettant une évolution vers des postes de gestion administrative ou des spécialisations en comptabilité, droit, ou ressources humaines.
7. Accompagnement continu : Les étudiants ont accès à un espace élève pour la gestion de leurs cours et devoirs, et peuvent contacter facilement leurs professeurs grâce à une messagerie intégrée à la plateforme d’apprentissage.
8. Éligibilité au financement CPF : La formation est éligible au financement par le Compte Personnel de Formation (CPF), ce qui peut réduire considérablement les barrières financières.

Les perspectives d’évolution pour un secrétaire assistant

Le métier de secrétaire assistant offre diverses opportunités d’évolution au sein de l’entreprise. Il peut ainsi évoluer vers des postes de :

• coordonnateur(trice) d’équipe,
• gestionnaire administratif(ve),
• responsable de service,
• ou encore office manager.

Selon son domaine d’activité et ses compétences, il peut également être amené à se spécialiser dans certains secteurs (ressources humaines, commercial, juridique, etc.) ou exercer en tant qu’assistant(e) de direction.

Le métier de secrétaire assistant est donc un poste incontournable pour aider les entreprises à fonctionner efficacement, assurer une bonne relation avec les interlocuteurs externes et faciliter la communication entre les différents services internes. Son rôle multifonctions nécessite de posséder un large panel de compétences et de qualités pour mener à bien ses missions tout en ayant des possibilités d’évolution intéressantes.