Le métier de secrétaire assistante est un poste polyvalent et indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’un service. Il requiert à la fois une grande organisation, une excellente communication et d’autres compétences spécifiques pour mener à bien toutes les activités du quotidien.
Chez EFC Formation, nous connaissons particulièrement bien le métier de secrétaire assistant, car nous proposons une formation à distance au titre professionnel de secrétaire assistant.
Nous vous proposons donc d’examiner ici les différentes compétences nécessaires pour exceller dans cette profession.
Les compétences d’une secrétaire assistante
Avant tout, voici un tableau récapitulatif des compétences nécessaires d’une secrétaire assistante :
| Compétences | Détails |
|---|---|
| 🕒 Organisation | Gestion du temps, réunions, voyages, documents |
| ✉️ Communication | Rédaction, accueil, clarté des messages |
| 💻 Informatique | Microsoft Office, CRM, logiciels de messagerie |
| 🔄 Flexibilité | Adaptation, gestion des priorités, initiative |
| 🤫 Discrétion | Confidentialité des informations sensibles |
| 🤝 Diplomatie | Gestion de conflits, communication bienveillante |
| 👥 Relationnel | Accueil des visiteurs, orientation, confiance |
| 🤗 Collaboration | Échanges internes, résolution de conflits |
| 🌱 Développement | Formation continue, adaptation aux nouveautés |
| 🎯 Savoir-être | Autonomie, responsabilité, sens du relationnel |
1. Organisation et gestion du temps
La principale compétence qu’un(e) secrétaire assistante doit maîtriser est l’organisation. En effet, cette personne devra souvent gérer plusieurs tâches en même temps, tout en s’assurant de leur réalisation dans les délais impartis. Parmi les activités à coordonner, on peut citer :
- la gestion des agendas
- l’organisation de réunions et conférences
- la coordination des voyages et déplacements professionnels
- le classement des documents et archivage
- la gestion du courrier entrant et sortant
Avoir un sens aigu de l’organisation et être capable de gérer son temps de manière rigoureuse sont des atouts essentiels pour accomplir ces missions avec succès.
2. Bonne communication écrite et orale
Une autre compétence essentielle pour une secrétaire assistante est la capacité à communiquer efficacement, tant à l’écrit qu’à l’oral. En effet, elle doit être en mesure de :
- rédiger des mails, courriers, rapports et autres documents
- prendre des notes lors de réunions
- transmettre des messages clairs et précis aux collaborateurs
- accueillir et renseigner les visiteurs
Avoir un niveau élevé d’expression écrite et orale permet donc d’éviter les malentendus et de maintenir une communication fluide entre tous les membres de l’équipe.
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3. Maitrise des outils informatiques
La troisième compétence primordiale pour exceller dans le métier de secrétaire assistante est la maitrise des outils informatiques. Comme la plupart des tâches à accomplir impliquent l’utilisation d’un ordinateur, il est nécessaire de connaître certains logiciels courants.
- Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Logiciels de messagerie et de gestion d’agendas
- Outlook, Gmail ou Lotus Notes
- Logiciels dédiés à la facturation et au suivi administratif
Avoir des connaissances sur certains logiciels propres à un secteur spécifique (par exemple CRM ou ERP) peut également constituer un atout. La capacité à s’adapter rapidement à divers programmes et applications est donc un trait de caractère apprécié chez une secrétaire assistante.
4. Capacités d’adaptation et flexibilité
Le métier de secrétaire assistante implique un contact étroit avec divers interlocuteurs : clients, fournisseurs, collaborateurs internes ou externes. Il est donc crucial de faire preuve d’adaptabilité, pour être en mesure de répondre aux besoins et attentes de chacun.
La flexibilité est également requise en termes d’organisation et de gestion du temps. Les priorités peuvent changer rapidement, et une bonne secrétaire assistante sait ajuster son emploi du temps en conséquence et prendre des initiatives lorsqu’il le faut. Un sens aigu des responsabilités et une forte autonomie sont deux caractéristiques essentielles, qui permettent de s’épanouir dans ce poste.
5. Savoir-être : discrétion et diplomatie
Dans l’exercice quotidien de ses missions, une secrétaire assistante peut être amenée à traiter des informations confidentielles ou sensibles. L’une des compétences clés pour réussir dans ce métier est donc la discrétion. Cela signifie savoir garder pour soi certaines données, et ne les divulguer qu’à qui de droit.
Par ailleurs, la diplomatie est également appréciée chez une secrétaire assistante. En effet, celle-ci doit parfois gérer des situations délicates (clients mécontents, tensions entre collaborateurs), et il lui appartient de désamorcer les conflits ou de solutionner les problèmes avec tact et discernement. Une communication bienveillante et un certain sens du relationnel sont donc des atouts majeurs pour réussir dans cette profession.
6. Relation avec les clients et collaboration avec les équipes
Accueil et orientation des visiteurs
Premier point de contact entre l’entreprise et ses clients, partenaires ou fournisseurs, la secrétaire assistante doit savoir mettre en avant son sens du relationnel. Elle est amenée à accueillir les visiteurs, comprendre leurs besoins et les orienter vers la personne ou le service compétent. Ainsi, une attitude professionnelle et chaleureuse est essentielle pour instaurer un climat de confiance dès les premiers instants.
Collaboration avec les équipes internes
La secrétaire assistante travaille au quotidien avec les différents services et membres de l’équipe. Dans ce cadre, elle doit être capable de communiquer efficacement et avec diplomatie. Une bonne écoute, des aptitudes à la négociation et à la résolution de conflits sont également précieuses pour faciliter les échanges et maintenir un climat serein dans l’entreprise.
Se perfectionner tout au long de sa carrière
N’oublions pas que le métier de secrétaire assistante évolue constamment : nouvelles technologies, besoins différents en fonction des entreprises… Il est donc primordial de continuer à apprendre et à se former, que ce soit en suivant des stages, des formations professionnelles ou en s’auto-formant via des tutoriels sur Internet. Une attitude proactive et une soif d’apprentissage continu permettent ainsi d’être toujours à jour dans ses compétences et d’exceller dans sa profession.