Le secrétaire comptable est un professionnel polyvalent qui joue un rôle majeur dans le bon fonctionnement et la gestion des activités quotidiennes d’une entreprise. Ses missions sont variées, allant de l’accueil téléphonique à la gestion des opérations comptables.

Nous vous proposons ici de découvrir les différentes facettes du poste de secrétaire comptable en réalisant une fiche de poste.

Fonctions administratives et relationnelles

Les fonctions administratives et relationnelles constituent une part importante des missions confiées au secrétaire comptable. Il est généralement en charge de :

• L’accueil téléphonique et physique des visiteurs : il doit être capable de répondre aux questions posées par les clients ou les fournisseurs et renseigner un interlocuteur sur les services et produits proposés par l’entreprise.
• Rédaction et traitement des courriers et autres documents : le secrétaire comptable produit et met en forme divers documents professionnels (lettres commerciales, factures, devis, etc.).
• Organisation et suivi des agendas : il s’agit notamment de planifier et gérer les rendez-vous ainsi que les échéances importantes pour l’entreprise.
• Gestion des stocks et des commandes : le secrétaire comptable participe à la supervision des stocks de matériel de bureau et commande le nécessaire en fonction des besoins identifiés.

Le secrétaire comptable s’occupe de toutes les missions administratives et relationnelles courantes, permettant ainsi de fluidifier le fonctionnement de l’entreprise.

Fonctions comptables et financières

La particularité d’un secrétaire comptable réside également dans sa capacité à assumer des responsabilités financières et comptables. Parmi ses principales missions figurent :

• Le traitement et le suivi des opérations comptables : il s’agit ici de réaliser des saisies informatiques afin d’enregistrer les mouvements financiers de la structure (paiements reçus ou émis, facturation, etc.).
• Préparation des déclarations fiscales : le secrétaire comptable est souvent chargé de compléter les différents formulaires nécessaires pour les déclarations de TVA, impôt sur les sociétés, taxe d’apprentissage, etc.
• Élaboration et mise à jour des documents comptables : bilan, compte de résultat, plan comptable et autres rapports financiers sont régulièrement mis à jour par la secrétaire comptable.
• Gestion des relations avec les organismes financiers et publics : il doit veiller au respect des délais légaux en matière de déclaration et paiement des taxes et impôts.

Le secrétaire comptable contribue activement à la bonne organisation et au suivi des informations financières et comptables de l’entreprise, lui permettant de garantir une gestion optimisée de celle-ci.

Formation et compétences requises

La profession de secrétaire comptable demande une formation adaptée et la maîtrise de compétences transversales. 

Dans le cadre de notre mission de former des professionnels compétents et polyvalents, chez EFC Formation, nous proposons une formation secrétaire comptable à distance. Conçue pour offrir flexibilité et efficacité, notre formation permet aux apprenants de développer des compétences clés tout en conciliant leurs études avec d’autres engagements personnels ou professionnels.

Cette formation à distance est structurée pour fournir une compréhension approfondie des aspects comptables et administratifs du métier. Grâce à une plateforme en ligne interactive et des supports pédagogiques de qualité, nos étudiants bénéficient d’un apprentissage complet et pratique. Les modules couvrent des sujets essentiels tels que la maîtrise des outils bureautiques, les techniques comptables de base, la rédaction et le traitement de documents, et la gestion de la relation client.

Nous mettons un point d’honneur à offrir un encadrement personnalisé à chaque étudiant. Nos formateurs, experts dans leur domaine, sont disponibles pour répondre aux questions, fournir des retours constructifs et guider les étudiants tout au long de leur parcours d’apprentissage. Des évaluations régulières permettent de mesurer les progrès et d’assurer une maîtrise complète des compétences requises.

Compétences clés pour exercer ce métier

Pour réussir dans ce domaine, le secrétaire comptable doit disposer de compétences spécifiques en matière de comptabilité, d’organisation et de communication. Voici quelques-unes des aptitudes essentielles :

• Maîtrise des outils bureautiques : Un secrétaire comptable doit maîtriser parfaitement les logiciels comptables ainsi que les outils informatiques et bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, …).
• Sens du service client : La relation avec la clientèle est primordiale pour le secrétaire comptable. Il doit ainsi faire preuve d’une excellente écoute, d’un sens du contact aiguisé et d’un esprit d’initiative pour répondre au mieux aux attentes et besoins des clients.
• Rigueur et organisation : La gestion des différentes activités ainsi que la tenue de la comptabilité nécessitent un sens aigu de l’organisation et une grande rigueur pour éviter les erreurs et les oublis.
• Discrétion : En tant que secrétaire comptable, il est essentiel de faire preuve de discrétion dans la gestion des données confidentielles et des informations sensibles relatives à l’entreprise.
• Sens du travail en équipe : Cette compétence est fondamentale pour pouvoir collaborer efficacement avec les autres services de l’entreprise ainsi qu’avec les partenaires extérieurs (experts-comptables, organismes sociaux, …).

Aptitudes personnelles

Pour mener à bien ses missions, un secrétaire comptable doit également posséder certaines qualités personnelles :

• Rigueur et autonomie sont essentielles pour effectuer les nombreuses tâches administratives et financières demandées avec précision.
• Sens de l’écoute et du service pour répondre au mieux aux attentes des clients et fournisseurs.
• Bonne capacité d’organisation et de gestion du stress face aux imprévus ou échéances importantes.
• Discrétion, étant donné qu’elle a accès à des informations sensibles et confidentielles concernant l’activité et les finances de l’entreprise.

Perspectives d’évolution

Le secrétaire comptable peut évoluer vers différents postes en fonction de son expérience, de sa formation complémentaire ou des opportunités professionnelles qui s’offrent à lui :

• Assistant de direction, s’il souhaite se spécialiser davantage dans le support administratif et relationnel auprès des dirigeants et cadres d’une entreprise.
• Aide-comptable ou comptable en cabinet ou au sein d’une entreprise, pour approfondir ses compétences dans la gestion comptable et financière.
• Responsable administratif(ve) et financier(ère), avec une expérience significative et/ou une formation de niveau supérieur (exemple : DUT GEA, licence professionnelle).

Pour plus d’informations sur le métier, n’hésitez pas à consulter la fiche métier secrétaire comptable que nous avons rédigé.

Le secrétaire comptable est un professionnel aux compétences et responsabilités cruciales pour la bonne gestion administrative, relationnelle et financière d’une entreprise. Cette polyvalence offrira également à la personne exerçant ce métier des perspectives intéressantes en terme de carrière.